Office Manager (m/w/d)

3defacto agiert weltweit als leistungsstarkes Ingenieurunternehmen im Maschinenbau und der Anlagentechnik.

Wir sind ein dynamisches Team mit hohen Anforderungen an die Kommunikations- und Hilfsbereitschaft unserer Mitarbeiter. Unsere Belegschaft, Kunden und Geschäftspartner schätzen den freundlichen und partnerschaftlichen Umgang.

Die gute Betriebsorganisation bildet das Fundament unseres Erfolges. Viele Aufgaben und Prozesse sind standardisiert und automatisiert. Als Office Manager leisten Sie einen wertvollen Beitrag für die Zufriedenheit und den reibungslosen Ablauf, indem Sie individuell anfallende Aufgaben eigenverantwortlich annehmen und eigenständig lösen.

Am Stammsitz von 3defacto in Mühltal bieten wir eine gute Atmosphäre in einem modernen Arbeitsumfeld.

Hier listen wir beispielhaft die Aufgaben auf:

• Vertriebsunterstützung bei Angebotserstellung und bei Vertragsgestaltungen
• Rechnungstellung (DE, EU, Nicht EU, Anzahlungs- Schlussrechnungen)
• Zentrale (Empfang, Postannahme, Telefonzentrale)
• Korrespondenz zu Geschäftspartnern (DE/EN)
• Besprechungsorganisation inkl. Bewirtung
• Terminorganisation für Dienstreisen unserer Geschäftsführung und Projektleiter
• Reiseorganisation (Hotel, Flüge, Fahrzeuge, länderspezifische Einreisebestimmungen)
• Organisation von innerbetrieblichen Veranstaltungen (Weihnachtsfeier, Sommerfest, …)
• Unterstützung bei Materialeinkauf
• Versandorganisation für kurzfristige Materialbedarfe weltweit, z.B. Ersatzteile
• Übernahme von Verantwortung für die Außendarstellung des Unternehmens
• Reisekosten-, Kreditkartenabrechnung
• Beschaffung Mitarbeiterausrüstung (Berufsbekleidung, aber auch persönliche Schutzausrüstungen, Handyverträge, länderspezifische/kundenspezifische Ausrüstung)

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung zum Office Manager, Bürokaufmann, Reisekaufmann, BWL-Studium
• Umfassende Kenntnisse für betriebswirtschaftliche Abläufe in einem international arbeitenden Unternehmen
• Fehlerfreie Rechtschreibung (DE/EN)
• Sicheres, freundliches, verbindliches und gepflegtes Auftreten
• Hohe Flexibilität und die Fähigkeit sich schnell auf neue Situationen einzustellen
• Berufserfahrung und einen Bezug zu unserem werteorientiert arbeitenden Team
• Verantwortungsbewusstsein, Teamgeist sowie eine offene, positive Grundeinstellung
• Organisationstalent
• Zuverlässigkeit
• Sorgfältige und analytische Arbeitsweise
• Hohe Einsatzbereitschaft und Leidenschaft

Wir bieten:

• Einen langfristigen, unbefristeten und sicheren Vollzeit-Arbeitsplatz
• Freiräume für Eigeninitiative, Kreativität und innovative Lösungen
• Eine abwechslungsreiche, herausfordernde und interessante Tätigkeit
• Attraktive, übertarifliche Vergütung
• individuelle Arbeitszeitmodelle
• Gute Sozialleistungen (z. B. VWL, bAV) und ein angenehmes Arbeitsumfeld
• Weiterbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten
• 30 Tage Jahresurlaub
• Kostenfreie Ladesäulen für E-Autos

Bitte bewerben Sie sich bei uns, wir freuen uns auf Ihr Interesse.

Bei Fragen wenden Sie sich mit Ihren Kontaktdaten bitte an karriere@3defacto.de. Sie erhalten dann kurzfristig eine Rückmeldung von uns.

Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte (als PDF) per Email an karriere@3defacto.de.